Ao que tudo indica, muitas empresas irão adotar como padrão, a modalidade híbrida de trabalho, onde os colaboradores permanecem parte do tempo em regime home-office, e parte presencial. Tal modelo alia os benefícios dos encontros presenciais no escritório, à produtividade e qualidade de vida que o “não deslocamento”, proporciona aos colaboradores. Fica a pergunta se a atual estrutura física dos escritórios é adequada ao trabalho híbrido, ou se as empresas precisarão adaptar seus escritórios a nova realidade. E para variar, a resposta é: “Depende”.
Depende do modelo híbrido que a empresa resolveu adotar, depende se todos os profissionais estão no mesmo local de trabalho, depende se as escalas são intercaladas, depende se as posições de trabalho continuam fixas, ou seja, depende, depende e depende. Sei que a resposta é frustrante, mas não desista da matéria agora, prometo que até o final, entrego alguma solução que possa ser aplicada, para adaptar seu escritório, de acordo com a nova realidade. Mas caso não entregue pode me cobrar nos comentários.
Com o início do trabalho remoto, recursos (antes dispensáveis), como softwares de comunicação remota, segurança de dados (fora da rede física da empresa), estruturas para vídeo conferência entre outros, foram incorporadas ao “arsenal” de recursos das empresas. Com o trabalho híbrido, algumas outras precisam ser adicionadas.
Um bom começo na implantação do trabalho híbrido é conversar com seus colaboradores, avaliando as necessidades individuais, visto que, diferentemente do escritório, onde os espaços são projetados para o trabalho, em casa, cada colaborador possui uma realidade, que vai desde um cômodo específico para o trabalho, com mesa e cadeira adequada, até uma simples banqueta na cozinha. E por falar em diferentes realidades, também é importante conversar com seus colaboradores, para entender as necessidades específicas de escala de trabalho, na qual as necessidade pode ser diferente entre os colaboradores.
E como nem só de bem estar, vive o capitalismo, precisamos entender também, as necessidades específicas de cada negócio, visto que algumas empresas precisam que todos estejam no escritório nos mesmos dias e horários. Enquanto outras, só precisam que o projeto seja entregue dentro do prazo definido, independentemente do horário em que a tarefa se realize, com a mínima, ou nenhuma necessidade de colaboração, entre a equipe.
Se a sua empresa, encontra-se no meio desses dois extremos, o trabalho híbrido pode ser uma boa solução, porem, algumas providências são necessárias. Vou poupá-lo dos detalhes da T.I., e ferramentas para reuniões on-line, focando nas questões relacionadas ao mobiliário do escritório.
Caso a empresa, opte pelo trabalho escalonado (onde nem todos os colaboradores estão na empresa nos mesmo dias), reduzir o tamanho do escritório, é uma “boa alternativa”, por conta da economia (com aluguel do espaço, energia elétrica, e demais estruturas). Além disso, evitamos aquela sensação de “empresa falindo”, que muitas mesas vazias podem “comunicar”. Porem, isso só vale para a situação em quem nem todos vão ao escritório nos mesmos dias.
Caso a realidade da empresa, seja aquela em que times inteiros trabalham de forma escalonada, por exemplo: Nas segundas-feiras, comercial se reúne para planejar a semana, as terças, o time de PCP, as quartas compras, quintas financeiro, etc..., a adoção de mesas do tipo plataforma de trabalho, traz a flexibilidade necessária às estações de trabalho. Este tipo de solução acomoda todo o cabeamento de elétrica, rede e telefonia embutidas na própria mesa, permitindo que os colaboradores trabalhem de qualquer posição, sem prejuízo à produtividade, visto que equipes podem ficar juntas, mesmo sem uma sala ou departamento exclusivo, para os membros time.
No entanto, se a flexibilidade precisar ser ainda maior, mesas do tipo múltiplo uso, aliadas a suportes de tomadas do tipo “planetária”, são uma excelente solução, visto que podem ser facilmente remanejadas, ou até mesmo desmontadas, dobradas e guardadas de acordo com a necessidade.
E já que estamos economizando espaço, precisamos dar atenção especial aos locais para colaboração e reunião. Se a sua empresa, adota o escalonamento, ou até mesmo permite que seus colaboradores decidam os dias que irão para o escritório, precisamos dedicar uma atenção especial aos espaços de reunião. Com a possibilidade de reuniões híbridas, onde parte da equipe está “in loco”, enquanto outra está remota, adaptações podem ser necessárias. Desta forma o mobiliário da sala de reunião, precisa ser adequado, tanto para os presentes, localmente, quanto para os virtualmente, pensando na visibilidade do que está sendo apresentados fisicamente, como objetos sobre a mesa, protótipos, gráficos, impressos, etc... Logo, o formato tradicional de mesa de reunião, precisa dar espaço à outro tipo de mobiliário, que pode ser (por exemplo) mesas com tampo basculante (que rotacionam, para o formato lousa), com rodízios, que possam ser posicionadas no melhor ângulo para às câmeras, possibilitando a exposição para todos os participantes.
E por falar em reuniões, a partir do momento em alocamos as atividades colaborativas, preferencialmente nos dias em que o colaborador se encontra na empresa, se faz necessário repensar a condução das reuniões, levando em consideração a menor disponibilidade do colaborador, fisicamente no ambiente de trabalho. A minha dica, é separar os assuntos que precisam de reunião, dos que precisam de uma ligação, de um e-mail, ou de um café informal. E nada melhor do que um mobiliário bem planejado, para criar o ambiente que incentiva cada um dos meios de comunicação. Que pode ser, desde uma grande mesa de reunião, até um descompromissado cantinho do café, passando por mesas redondas para reuniões rápidas, entre duas ou no máximo 5 pessoas. Um mobiliário adequado, irá direcionar a sua empresa, para uma comunicação adequada.
Com toda essa integração e espaço aberto no escritório, será necessário criar também, algumas áreas quietas dentro do escritório. Para atividades que exigem foco e atenção maiores, por parte do colaborador. Uma boa alternativa, para esses espaços (sem adotar salas fechadas), são as mesas em formato “L”, com aplicação de abafadores entre as mesas, que proporciona uma acústica melhor, mesmo em um escritório aberto.
Feita a divisão dos espaços, o próximo passo é sinalizar qual a função de cada local dentro do escritório, visto que o mobiliário deixa de ser departamental, e passa a ser funcional. Neste ponto, um bom sistema de agendamento e reserva dos espaços, também será necessário. Inclusive, recentemente elaborei um projeto, de acordo com as com as estatísticas extraídas do seu sistema de agendamento de salas, que foi capaz de apontar os gargalos de espaço e tipos de mesa do escritório, com base nos “agendamento” não realizados dentro da plataforma, por falta de espaço.
E por fim, mas não menos importante, substitua os tradicionais gaveteiros, por armários do tipo locker. Pois como as mesas não terão mais “um dono”, serão necessários armários individuais, para guarda dos pertences pessoais. E uma dica válida, e optar por modelos que possuam cadeados, ou abertura por senha. Assim, será possível abrir o armário, sem danificar a fechadura dele, apenas “estourando” o cadeado, ou através de uma “senha máster” (nos sistemas com senha).
Por fim, espero ter te ajudado neste momento de transição histórico do mundo do trabalho, e caso eu tenha esquecido de alguma coisa, pode colocar nos comentários.
E se você está passando por essa transição dentro do escritório, pode contar com a Opusflex, para adequação do seu mobiliário, conforme as novas exigências do mundo do trabalho.