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Como organizar sua mesa, para ser mais produtivo

Longe de mim, querer entregar a minha idade nesta matéria, porem, nas minhas primeiras aulas sobre “hardwares de computador”, para explicar a diferença entre “memória RAM” (temporária) e “disco rígico” (memória permanente), o professor comparava a memória temporária do computador, à nossa mesa de trabalho, onde haveria uma baixa capacidade de armazenamento, em detrimento à facilidade de acesso, enquanto no armário, haveria uma maior capacidade de armazenamento, porem, demoraríamos mais tempo, para acessar o conteúdo. Outra analogia, entre a mesa e a memória RAM do computador, e que ao final do tia, precisaríamos guardar tudo o que ficou em cima da mesa, assim como a memória RAM do computador, que é apagada, toda vez que desligamos o computador.



Dicas para otimização da mesa do escritório, para aumentar a produtividade e ergonomia
Como organizar sua mesa para a produtividade


Hoje, acredito ser mais didático a analogia contrária, para explicar aos jovens, o que é uma mesa, e como podemos utilizá-la da maneira mais produtiva. Afinal, a mesa de trabalho do escritório deveria ser o local onde deixamos (durante o expediente), as ferramentas (programas), ou os documentos (arquivos), que precisamos acessar rapidamente durante o trabalho, e que ao final do dia (equivalente a desligar do computador), deveríamos guardar nos armários. Que por sua vez, tem o seu acesso mais demorado, mas em contrapartida maior capacidade, e idealmente devem ser bem indexados (algo similar ao “desfrag” do computador).



Print da tela do optimizados clássico do Windows
Tela do Desfragmentador do Windows


Mas, será que assim como um computador otimiza o acesso às suas memórias, em busca de eficiência, haveria uma forma de também otimizarmos a organização da nossa mesa de trabalho, em busca de uma maior eficiência?


Foi esta pergunta, que motivou a minha pesquisa para esse post. E “spoiler”, a resposta é sim, existem algumas práticas, que se adotarmos na nossa rotina, aumentariam a nossa eficiência no trabalho, que são as seguintes:


Dica 01: Como organizar a sua mesa


Todo mundo tem suas próprias preferências em relação ao espaço de trabalho. Para alguns, uma mesa minimalista metodicamente organizada e limpa, é o melhor, enquanto outros preferem trabalhar em meio ao caos, com pilhas de papéis e ferramentas ao redor do teclado.


Pesquisas recentes na área de psicologia, apontaram conexão entre mesas organizadas e bom hábitos, ao mesmo tempo, que mesas bagunçadas parecem ajudar as pessoas a serem mais criativas.


Independente do ambiente que você prefira, um pouco de organização, bem como um “sistema de trabalho”, podem te ajudar a controlar o seu dia de trabalho, evitando o desperdício de tempo, procurando coisas na sua mesa.


Dica 02: Pense sua mesa como uma “cabine de comando”


Se você já teve a oportunidade de entrar dentro da cabine de comando de um avião comercial de grande porte, ou até mesmo, já “tentou” se aventurar em algum desses simuladores modernos de avião no computador, deve ter levado um susto, quando se deparou pela primeira vez, com aquela centena de botões, dos quais não fazíamos a mínima ideia da função de cada um deles. Mas se olhar com mais calma, você perceberá que todos aqueles acionamentos, são posicionados e agrupados conforme a sua função, bem como estão posicionados de acordo com a frequência em que são acionados. Se estudarmos bem, iremos perceber que os comandos da parte elétrica do avião estão agrupados com seus “pares”, os do sistema hidráulico também, os de rádio, navegação, iluminação, etc... todos estão organizados em seus respectivos “grupos de função”. Ao mesmo tempo, todos esses comandos, são posicionados conforme um “fluxo de trabalho”, que geralmente, é da esquerda para direita, de trás para frente. Se pudermos observar um comandante acionando uma aeronave, veremos que os primeiros comandos para acionar o avião (acionamento de baterias, barramentos elétricos, etc..), estão do lado esquerdo do painel. Posteriormente no meio, teremos os sistemas de combustível, acionamento dos motores, luzes, e por último do lado direito, os sistemas de ar condicionado, sendo uma das últimas coisas a serem acionadas no avião. Toda essa parte (que não é comandada durante o voo), fica no painel superior (acima da cabeça do piloto), que não é o loca, mais fácil de acessar. Já os instrumentos utilizados durante o voo, como controle de navegação, indicadores de direção, atitude, altitude, lemes, etc... são posicionados na horizontal, próximos a linha de visão dos pilotos. Nada disse é “ao acaso), toda essa preocupação com a ergonomia, é feita com base em estudo de diversos incidentes e acidentes, (em especial durante a segunda). E foi base dos conceitos que aplicamos na ergonomia do escritório, bem como, no projeto de máquinas até os dias atuais. Fica a dica, para os projetistas das centrais multimídia dos carros modernos.


Da mesma forma, podemos nos inspirar na aviação, para organizarmos a nossa mesa de trabalho. Uma boa dica, por exemplo, é deixar na “linha de visão” somente o que você precisa verificar o tempo todo, como tela do computador, celular, anotações, calculadora, etc... e deixar fora do seu campo de visão, tudo aquilo que não precisa “ser visto” durante maior parte do tempo, como livros para consulta, tabelas, agenda, etc... É claro, que tudo pode mudar, de acordo com o seu tipo de trabalho. Mas lembre sempre do exemplo do avião, onde as coisas que estão na linha de visão, são aquelas importantes durante o voo.


Essas dicas, podem ser úteis até mesmo para definir o que deve ou não permanecer na mesa. Então, procure manter ao alcance, apenas o que usa diariamente como caneta, caderno, cabo de carregamento do telefone (em especial o da maçãzinha, que você vai usar muito mesmo), sua garrafa de água, ou copo de café.


Feita essa “triagem”, guarde todo o resto. Guarde todos aqueles objetos que você usa apenas uma vez por semana, como tesouras, post-its, etc... em gavetas. E aquelas em que você usa uma vez por mês, mais longe ainda, como em armários, por exemplo.


Agora que você já “liberou” algum espaço na mesa, aproveite para deixar a decoração pessoal no mínimo. Fotos, lembranças de viagem e outros objetos, nos trazem alegria quando olhamos, porem em excesso, podem interromper a sua linha de raciocínio, mais do que o coleguinha barulhento ao lado. Tente limitar suas decorações pessoais em no máximo 3 itens, e procure deixa-los longe da linha dos olhos. E (se realmente optar, por alguma decoração pessoal), pelo menos, escolha coisas que lhe tragam alegria.


Caso faça uso de equipamentos que precisam estar lá, mas não são manuseados constantemente, como HD’s externos, CPU do computador, cabos, carregadores, suportes para headphones, etc... tente deixa-los o mais escondidos possível, com por exemplo, atrás do monitor, embaixo da mesa, ou dentro da caixa de tomadas (caso a sua mesa possua uma).


O mesmo vale para os cabos, que apesar de não terem nenhuma “função utilitarista para os seres humanos”, são necessários para os nossos equipamentos, e infelizmente precisam estar na nossa mesa. Para esses cabos, procure utilizar ferramentas que os mantenham organizados, como fitas de velcro, eletrocalhas plásticas, etc...


E usando o exemplo das memórias do computador, dedique alguns minutos no final do dia, para remover as coisas que “aparcem” na sua mesa, e não precisam estar lá. Uma mesa limpa dará uma energia extra no início do próximo dia, e te ajudará a manter o ritmo no restante dele.


Se você chegou até essa parte, está apto para prosseguir com a “pós-graduação” na organização de mesas. Assim sendo, vamos ao “nível pró”.


Você provavelmente tem um fluxo de trabalho para os seus projetos. Assim sendo, sua mesa, assim como o painel de acionamento do avião, é uma ótima ferramenta par torna-lo mais produtivo. Se você organizar, esse retângulo que chamamos de mesa, para guardar e processar as informações (assim como a memória RAM do computador) com mais eficiência, seu trabalho pode se tornar mais fluído e prazeroso.


De acordo com o livro “How do Set Up your Desk”, o autor Matt Perman, propõem um sistema simples, de mover os objetos da esquerda para a direita, ao longo do dia de trabalho. A proposta dele é mantermos o lado direito da mesa livre, e os suprimentos e papeis do lado esquerdo. A medida que começa a lidar com a papelada, ou outros itens que requerem a sua atenção, mova-os para a direita e, finalmente ao final do dia, para fora da sua mesa, ou de volta para o lado esquerdo, caso vá prosseguir com ele, na manhã seguinte.


O mesmo vale para a área de trabalho do computador. Se você trabalha com múltiplas janelas e monitores, mantenha a sua “caixa de entradas” (e-mail, twitter, slack, abas de pesquisa, artigos de referência, etc...) à esquerda. Enquanto isso, os aplicativos e abas em que está trabalhando do lado direito do monitor. Mova as coisas da esquerda para a direita, organizando visualmente os seus projetos.


Outra dica do Perman, para otimizar a sua mesa (caso você alterne entre o trabalho presencial e home-office), é manter a mesma configuração (tanto em casa, quando no escritório), para minimizar o desgaste de se mudar de um ambiente para o outro. Idealmente isso significa o mesmo tipo de mesa, cadeira, assim como o posicionamento do arquivo e dos acessórios da mesa.


Esse é o mesmo princípio que recomenda separar o ambiente de trabalho do descanso, para que seu corpo saiba, que o trabalho terminou, e é hora de descansar. Pois precisamos de estímulos visuais, para informar a nossa mente e corpo, quando é a hora do trabalho, e quando é o momento de relaxar.


Algumas dessas ideias, podem parecer extremas, ou até mesmo impraticáveis para alguns, mas você pode utilizar a ideia geral, e adequar ao seu modo de trabalho, seja onde ele for. Afinal, o seu espaço de trabalho, é específico para você. Este local é onde você realiza o trabalho da sua vida (ou o trabalho que paga as contas), portanto, ele deve proporcionar o seu bem estar, permitindo que você trabalhe melhor. Justamente por isso, nós aqui da Opusflex, estamos prontos para lhe fornecer a estação de trabalho ideal para cada atividade. Desde mesas de trabalhos retas, em “L”, mesas plataforma, com ou sem biombos, com caixas de tomadas, réguas de tomada, fixas, ou até mesmo com ajustes de altura.


Então, se você está buscando a mesa ideal para o seu trabalho, entre em contato conosco!


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