No último post, falamos de como as empresas podem se adequar com relação às medidas sanitárias, diante do novo cenário imposto pelo Coronavirus no ambiente de trabalho. Neste post, vamos tratar de como receber os colaboradores neste novo ambiente de trabalho.
Mesmo que ainda longe de visualizar uma luz no fim do túnel, o número de pessoas acometidas pelo Covid-19, vem diminuindo em muitos países, fazendo com que muitos governos iniciem um relaxamento das medidas sanitárias, pavimentando o caminho de volta à (mesmo que nova) normalidade. Empresas e Designers estão neste momento trabalhando em soluções para um produtivo e seguro retorno ao local de trabalho. Porem, se aprendemos algo com esta crise, é de que a realidade pode mudar do nada, vindo de qualquer lugar e muito rapidamente. Ainda não sabemos os impactos da Covid-19 a médio e longo prazo nos locais de trabalho, e este cenário de incerteza nos obriga a desenvolver e testar novas soluções, que podem ser adotadas mesmo em um cenário pós-pandemia, de maneira rápida.
Nós aqui da Opusflex, estamos a todo momento nos atualizando e aprendendo em tempo real, inclusive com nosso próprio escritório e fábrica, implementando novas soluções de ocupação do espaço e as compartilhando com nossos clientes.
Encarando o novo espaço de trabalho
Se você ainda não leu o post anterior, onde tratamos sobre a preparação so espaço de trabalho para o novo "modus laborandi", recomendo fortemente que você o leia, antes deste post, através do link:https://www.opusflex.com.br/post/como-adequar-escrit%C3%B3rio-pos-pandemia
Encontros na era do distanciamento social
Uma das primeiras medidas adotadas por governos tem sido a proibição da reunião de um grande número de pessoas, e muito provavelmente também será uma das últimas medidas a serem revogadas, e quando retornarem, serão dotada de severas restrições com relação ao número de pessoas. Acreditamos que um dos impactos que prevalecerão mesmo em um ambiente pós corona, será de como as pessoas irão se reunir, seja em ocasiões sociais, como festas, ou em situações profissionais como reuniões de negócio, feiras e convenções. A frequência deste tipo de encontro tenderá a reduzir-se, bem como as viagens (inclusive de negócios). Nos encontraremos com as pessoas somente quando for realmente necessário. Empresas irão estabelecer medidas mais restritivas com relação à politica de viagens e encontros com fornecedores e clientes. Se por uma lado haverá uma redução no número de viagens, convenções e reuniões, por outro lado haverá uma tendência de aumento na duração destes encontros, como medida de compensação natural.
Empresas que tem no cerne do seu negócio (seja pelo tipo de produto ou serviço, ou pela própria cultura interna), a necessidade de muitas reuniões e conferências, precisarão buscar soluções eficazes para continuar operando. Com isso, os espaços de reunião e conferência precisarão ser adaptados. As salas de reunião terão sua capacidade de ocupantes reduzidas, reduzindo o número de assentos, para permitir uma maior distância entre as pessoas. As próprias cadeiras poderão ser maiores, de certa forma "preenchendo os espaços vazios", ao mesmo tempo que proporcionam conforto por mais tempo às reuniões formais.
Reuniões informais poderão ser realizadas em espaços abertos, idealmente em pé. Estes reuniões curtas, como encontros para planejar o dia, poderão ser feitos sem cadeiras ou mesas, trabalhando com suportes em paredes, como quadros, flipcharts e outros dispositivos tecnológicos. Este tipo de reunião, tenderá a se popularizar nos países do ocidente, em especial nos locais de clima temperado, que poderá adotar até mesmo a cultura de reuniões ao ar livre.
As salas de reuniões que forem muito pequenas, e que não permitem o distanciamento físico ideal, poderão ser convertidas em espaços de uso único, para atividades focadas que exigem concentração, como telefonemas ou demais tipos de interações virtuais como vídeo conferência.
"Sentiremos falta do escritório, se ele morrer"
Lucy Kellaway, 2020, ‘We will miss the
office if it dies’, Financial Times / FT.com, 16 May.
Um breve estudo sobre a disseminação do vírus no ambiente de trabalho.
Grandes espaços de trabalho x Pequenas espaços de trabalho
Após o primeiro caso de Covid-19 ter sido descoberto em Seul, na Coréia do Sul, o número de pessoas infectadas cresceu de algumas centenas para mais de 10.000 casos em uma semana. Porem, devido ao intenso trabalho de rastreamento empenhado pelo governo, a maioria das infecções puderam ser rastreada, chegando até reuniões em massa, atividades religiosas, hospitais e locais de trabalho. Durante um destes rastreamento de casos, no mês de março, chamou a atenção das autoridades sul coreanas, um local que apresentava uma taxa particularmente alta de infecções. Em março de 2020, 97 dos 811 funcionários de uma mesma empresa deram positivo para o coronavírus. Dos empregados doentes, 94 trabalhavam no 11° andar da empresa de call center, sendo que 79 deles no mesmo departamento. Apesar das múltiplas interações de funcionários de diferentes andares, dos elevadores, escadas saguões e banheiros, o espalhamento foi quase que exclusivamente limitado ao 11° andar com 97% do total de casos. De acordo com as autoridades sanitárias coreanas, a concentração de casos da doença em certas áreas de trabalho, sugerem que a duração do contato físico é um fator importante na propagação do vírus. Após a aplicação de mais de 1.100 testes em residentes e trabalhadores do edifício, foram descobertos 97 casos. Analisando a planta do escritório da empresa, constatou-se que na área de trabalho menor, onde 61 funcionários estavam sentados em 11 fileiras de estações de trabalho, foram relatados 4 casos, ou seja, uma taxa de propagação de 7,1%. Enquanto na área maior de trabalho, 137 funcionários compartilham 21 fileiras de mesas. Neste local, foram notificados 79 casos, ou seja, uma taxa de 57%.
Novas regras e Layouts para o novo espaço de trabalho
Nos últimos 20 anos, os escritórios caminharam para um conceito de espaços abertos e integrados. Após o Covid-19, este conceito parece estar sofrendo um certo abalo, porem ele não precisa ser necessariamente abandonado. O fato é que precisamos repensar o número de trabalhadores por metro quadrado em um escritório, e a utilização de biombos, fechando os colaboradores em cubículos, aumenta o espaço necessário por colaborador do escritório. Alem disso, do que vale fazer o profissional se deslocar para o escritório, para deixá-lo confinado sem interação com os demais, entre paredes de divisórias dentro de um cubículo? Neste caso, é preferível utilizar-se do maior espaço que o layout com cubículos exige, e implementar um maior distânciamento entre os colaboradores no mesmo espaço que o cubículo exigiria. É muito provável que dentro de alguns meses, as autoridades que regulamentam os espaços de trabalho, venham a publicar novas regras de ocupação de edifícios. Por conta disso, é recomendável aguardas tais regulamentações, antes de implementar grandes mudanças estruturais nos escritórios. Por hora, o mais recomendável, é manter em home office pelo maior número de horas os profissionais e com a maior área disponível no escritório, implementar medidas de distanciamento entre os colaboradores.
Uma das respostas à questão da densidade de pessoas no trabalho, é a implementação do trabalho remoto, como uma medida regular. Alem disso, trabalhar em turnos, ou com horários que diferem do pico de trânsito, também podem ser uma resposta, inclusive com benefícios para o transporte público. Mesas de trabalho poderiam ser compartilhadas com diferentes profissionais, desde que devidamente higienizadas entre um turno e outro.
Se você está precisando de ajuda, para adequar os móveis do seu escritório a este retorno gradual de seus colaboradores, entre em contato conosco.
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