Como Calcular a Quantidade de Móveis Necessária para um Escritório?
Montar ou reformar um escritório parece, à primeira vista, uma tarefa simples: contar quantas pessoas trabalham na empresa e comprar uma mesa e uma cadeira para cada uma delas. Na prática, porém, o planejamento de móveis para escritório envolve muito mais do que isso.
É preciso considerar o número de funcionários, a frequência de utilização do espaço, o tamanho dos ambientes, as áreas de circulação, as salas de reunião, o armazenamento de documentos, a recepção e até mesmo o crescimento futuro da empresa.
Um bom planejamento evita dois problemas bastante comuns: comprar móveis em excesso e desperdiçar espaço ou comprar menos móveis do que o necessário e descobrir depois que o escritório não atende às necessidades da equipe.
Neste artigo, você verá como calcular a quantidade de móveis necessária para um escritório, quais itens devem ser considerados e como transformar essas informações em uma lista de compras ou em um pedido de orçamento.
Por onde começar o planejamento dos móveis para escritório?
O primeiro passo não é escolher o modelo da mesa ou da cadeira.
Antes de escolher os produtos, é necessário entender como o escritório será utilizado.
Comece respondendo a quatro perguntas:
Quantas pessoas trabalham na empresa?
Quantas pessoas estarão no escritório simultaneamente?
Todos precisam de uma estação de trabalho exclusiva?
Existe previsão de crescimento da equipe?
Essas respostas são especialmente importantes atualmente, com a expansão dos modelos de trabalho híbrido e compartilhado.
Uma empresa com 30 funcionários, por exemplo, pode não precisar necessariamente de 30 estações de trabalho se apenas parte da equipe estiver presencialmente em determinado dia.
Por outro lado, se todos trabalham presencialmente ao mesmo tempo, o planejamento deve prever uma estação adequada para cada colaborador.
1. Comece pelo número de postos de trabalho
O número de estações de trabalho é normalmente o ponto de partida para calcular a quantidade de móveis.
Em um escritório tradicional, a conta é relativamente simples:
Número de postos de trabalho = número de pessoas que trabalham simultaneamente no escritório.
Assim, uma empresa com 20 funcionários trabalhando presencialmente todos os dias provavelmente precisará de aproximadamente 20 estações.
Mas existem situações em que essa relação muda.
Escritórios com trabalho híbrido
Imagine uma empresa com 30 funcionários, mas apenas 20 costumam trabalhar presencialmente em um mesmo dia.
Nesse caso, pode ser possível trabalhar com um número menor de estações, desde que exista um sistema eficiente de compartilhamento dos postos.
Esse modelo pode reduzir a quantidade de mesas e cadeiras necessárias, mas exige planejamento. É importante avaliar:
quais funcionários estarão presentes simultaneamente;
quais equipes precisam trabalhar próximas;
se os colaboradores utilizam equipamentos próprios;
necessidade de armazenamento individual;
infraestrutura elétrica e de dados;
possibilidade de reservar estações.
Portanto, não basta dividir o número de funcionários pela quantidade de dias trabalhados presencialmente. O dimensionamento deve considerar o pico de ocupação do escritório.
2. Quais ambientes o escritório precisa ter?
Depois de determinar o número de estações, faça uma lista dos diferentes ambientes que precisam ser mobiliados.
Um escritório corporativo pode incluir:
estações de trabalho;
sala de reunião;
salas individuais;
sala da diretoria;
recepção;
área de espera;
espaços colaborativos;
área de concentração;
copa;
arquivo;
área de armazenamento;
espaços de apoio.
Cada ambiente possui necessidades diferentes.
Uma sala de reunião, por exemplo, não precisa de mesas individuais, mas precisa de uma mesa de reunião compatível com o número de participantes e cadeiras suficientes para acomodá-los.
Já uma área operacional pode utilizar mesas individuais ou mesas tipo plataforma, dependendo do layout e do grau de interação entre os colaboradores.
3. Como calcular mesas, cadeiras e gaveteiros?
Com o número de postos definido, podemos começar a transformar as necessidades em quantidade de móveis.
Uma regra inicial pode ser:
Móvel | Critério básico |
Mesas de trabalho | 1 por posto de trabalho |
Cadeiras | 1 por posto de trabalho |
Gaveteiros | Conforme necessidade individual ou da equipe |
Armários | Conforme volume de documentos e materiais |
Mesa de reunião | Conforme capacidade da sala |
Cadeiras de reunião | Conforme número de participantes |
Mesa de recepção | Conforme função da recepção |
Cadeiras de espera | Conforme fluxo de visitantes |
Esses números são apenas o ponto de partida. O tipo de atividade e o layout podem alterar significativamente a quantidade.
4. Mesa individual ou mesa plataforma?
Uma das decisões mais importantes no planejamento é definir o tipo de estação de trabalho.
Mesa individual
A mesa individual oferece maior autonomia para cada colaborador e pode ser interessante quando:
existe necessidade de maior privacidade;
os funcionários realizam atividades que exigem concentração;
existe grande quantidade de equipamentos ou documentos;
os postos precisam ser reorganizados individualmente.
Mesa tipo plataforma
As mesas plataforma permitem organizar vários postos de trabalho em uma única composição.
Elas podem ser interessantes para empresas que buscam:
melhor aproveitamento do espaço;
integração entre equipes;
padronização visual;
facilidade de expansão;
melhor organização de cabeamento;
maior eficiência na distribuição das estações.
A escolha não deve ser feita apenas pelo preço do móvel. É necessário analisar como as pessoas trabalham e como o espaço deverá funcionar.
5. Não se esqueça dos armários e do armazenamento
Um erro bastante comum no planejamento de escritórios é calcular apenas mesas e cadeiras.
Depois que os funcionários ocupam o ambiente, surge uma pergunta:
Onde serão guardados documentos, materiais, equipamentos e objetos pessoais?
A resposta depende do tipo de empresa.
Escritórios que trabalham predominantemente de forma digital podem precisar de menos espaço para arquivos físicos. Já empresas que ainda trabalham com grande quantidade de documentos podem precisar de uma estrutura maior de armazenamento.
Também é importante avaliar se os colaboradores terão:
gaveteiros individuais;
armários compartilhados;
armários altos;
armários baixos;
arquivos;
escaninhos;
espaços para mochilas e objetos pessoais.
O armazenamento deve ser dimensionado junto com as estações de trabalho, e não depois.
6. Como calcular os móveis para uma sala de reunião?
A sala de reunião deve ser dimensionada de acordo com o número de pessoas que normalmente participam das reuniões.
Por exemplo:
Sala para 6 pessoas
1 mesa de reunião;
6 cadeiras.
Sala para 8 pessoas
1 mesa de reunião;
8 cadeiras.
Sala para 10 pessoas
1 mesa de reunião;
10 cadeiras.
Mas existe uma questão importante: não basta contar as cadeiras.
A mesa precisa ter dimensões compatíveis com o número de participantes e permitir que todos se sentem confortavelmente, além de deixar espaço suficiente para circulação.
Também devem ser considerados equipamentos como monitores, televisores, tomadas, conexões para notebooks e sistemas de videoconferência.
7. A circulação também precisa entrar na conta
Talvez este seja um dos pontos mais importantes de todo o planejamento.
É possível colocar muitas mesas dentro de uma sala. Isso não significa que o layout seja bom.
O escritório precisa permitir que as pessoas:
caminhem confortavelmente;
acessem seus postos;
abram gavetas e portas;
utilizem armários;
entrem e saiam das salas;
movimentem cadeiras;
circulem entre as estações.
Por isso, a quantidade máxima de móveis que cabe fisicamente em um ambiente não é necessariamente a quantidade ideal de móveis.
O objetivo deve ser encontrar o equilíbrio entre aproveitamento do espaço, conforto, circulação e funcionalidade.
8. Exemplo prático: como calcular os móveis para um escritório de 20 pessoas
Vamos imaginar uma empresa com 20 funcionários trabalhando presencialmente todos os dias.
A empresa possui um espaço destinado ao escritório e precisa definir uma lista inicial de mobiliário.
Uma possibilidade seria:
Item | Quantidade |
Estações de trabalho | 20 |
Cadeiras de trabalho | 20 |
Gaveteiros | 20 ou compartilhados, conforme necessidade |
Armários | Conforme volume de documentos |
Mesa de reunião | 1 |
Cadeiras para reunião | 8 |
Mesa de recepção | 1 |
Cadeiras de espera | Conforme fluxo de visitantes |
Observe que não existe uma fórmula universal para determinar a quantidade de armários ou gaveteiros.
Uma empresa de tecnologia, por exemplo, pode precisar de pouco armazenamento físico. Já um escritório contábil ou jurídico pode precisar de uma quantidade muito maior de armários.
Por isso, o levantamento das necessidades deve considerar a atividade específica da empresa.
9. Planeje o escritório pensando no crescimento
Outro ponto importante é não pensar apenas na situação atual.
Se uma empresa possui 20 funcionários hoje e espera chegar a 30 nos próximos dois anos, o projeto do escritório deveria considerar essa possibilidade.
Isso não significa necessariamente comprar 30 estações imediatamente.
Uma alternativa pode ser escolher móveis modulares, que permitam acrescentar novos postos posteriormente.
Por exemplo, um layout com mesas plataforma pode ser planejado para começar com quatro posições e posteriormente receber mais duas ou quatro estações.
Essa flexibilidade pode evitar uma nova compra completa de mobiliário quando a empresa crescer.
10. Mobiliário modular pode facilitar futuras mudanças
Empresas mudam.
Equipes crescem, departamentos são reorganizados, funcionários passam a trabalhar de forma híbrida e novos ambientes podem ser necessários.
Por isso, móveis para escritório não devem ser analisados apenas pelo layout de hoje.
Um bom projeto deve considerar:
Como esse mobiliário poderá ser utilizado daqui a três ou cinco anos?
Móveis modulares e layouts flexíveis podem facilitar:
expansão da equipe;
redução ou aumento de estações;
mudança de departamentos;
criação de novas áreas;
reorganização do escritório;
aproveitamento dos móveis existentes em uma eventual mudança de endereço.
Essa flexibilidade pode representar economia ao longo da vida útil do mobiliário.
Antes de comprar: 7 perguntas que você precisa responder
Antes de solicitar um orçamento de móveis para escritório, procure responder:
1. Quantas pessoas utilizarão o escritório?
Considere funcionários atuais e possíveis contratações.
2. Quantas pessoas estarão presentes simultaneamente?
Essa informação é fundamental para empresas que adotam trabalho híbrido.
3. Todos precisam de uma estação exclusiva?
Dependendo do modelo de trabalho, pode ser possível utilizar estações compartilhadas.
4. Quantas salas de reunião serão necessárias?
Considere tanto a frequência das reuniões quanto o número habitual de participantes.
5. Quanto espaço será necessário para armazenamento?
Faça um levantamento de documentos, materiais, equipamentos e objetos pessoais.
6. O mobiliário poderá ser reorganizado no futuro?
Prefira soluções que permitam adaptações quando a empresa crescer ou mudar seu layout.
7. O layout permite circulação confortável?
Antes de aumentar a quantidade de mesas, verifique se o ambiente continuará funcional.
Checklist para planejar os móveis do escritório
Antes de fechar a compra, confira:
☐ Número de funcionários☐ Número de pessoas presentes simultaneamente☐ Número de estações de trabalho☐ Tipo de mesa escolhido☐ Número de cadeiras☐ Necessidade de gaveteiros☐ Quantidade de armários☐ Espaço para arquivos e materiais☐ Número e tamanho das salas de reunião☐ Recepção e área de espera☐ Espaços colaborativos☐ Áreas de circulação☐ Infraestrutura elétrica e de dados☐ Possibilidade de expansão futura☐ Necessidades específicas de cada departamento
Conclusão: planejar os móveis é tão importante quanto escolher os móveis
Calcular a quantidade de móveis necessária para um escritório não significa simplesmente multiplicar o número de funcionários pelo número de mesas.
Um bom projeto considera pessoas, espaço, atividades, circulação, armazenamento, reuniões e crescimento futuro.
A escolha entre mesas individuais, mesas plataforma, armários, gaveteiros e outros elementos do mobiliário deve ser consequência desse planejamento.
Quando o mobiliário é pensado em conjunto com o layout, o resultado é um escritório mais organizado, funcional e preparado para acompanhar as mudanças da empresa.
Antes de comprar móveis para o seu escritório, planeje o espaço. A escolha correta do mobiliário começa muito antes da escolha do produto.
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